Gestión por procesos: hacia la eficiencia operacional
A través de la implantación de la gestión por procesos, se evoluciona desde ‘cómo hacer las cosas’ al ‘qué y para qué se hacen’.

	"Los procesos no deben ser únicamente documentados; deben ser gestionados"

Todos hemos oído hablar del modelo de gestión por procesos. Pero, ¿sabemos realmente de qué se trata y en qué consiste? Para lograr comprender perfectamente este concepto, primero debemos entender qué es un proceso.

En el día a día
Vamos a comenzar por la vida cotidiana de cualquier persona. Desde que nos levantamos hasta que nos acostamos, e incluso hasta cuando dormimos, todo lo que realizamos son procesos. Vestirse, lavarse los dientes, preparar un café, comer y conducir son algunos de ellos.

Si esto lo trasladamos al mundo empresarial, nos daremos cuenta de que cualquier tarea que se realice en las organizaciones también son procesos. Ahora bien, éstos no son sólo una secuencia de actividades o tareas que procesan ‘inputs’ (entradas) para obtener ‘outputs’ (salidas). Son mucho más que eso. No debemos equivocarnos y entender los procesos únicamente como los procedimientos que se han venido documentando durante muchos años.

Para que los procesos funcionen se necesita la suma de muchos factores: los trabajadores, los sistemas informáticos, los recursos financieros, los recursos materiales (maquinaria, equipos, etc.), los proveedores... Del mismo modo, el cuerpo humano no funciona sólo con el esqueleto, ya que necesita de todos los órganos en conjunto para cumplir su función. Y muy importante, al igual que el cuerpo humano se mueve según las órdenes de la mente, los procesos de negocio deben de ir en la misma senda que van las estrategias, objetivos y metas de la empresa, marcadas por la dirección.

¿Qué es la gestión por procesos?
Los procesos deben ser documentados y gestionados. Las compañías gestionan los recursos humanos, los financieros y los materiales, además de los servicios, la seguridad, el medio ambiente, la calidad, etc. Entonces, ¿por qué no gestionar también los procesos de negocio? Otra cuestión: ¿por qué hay que gestionar? La respuesta es sencilla; es el camino adecuado para poder utilizar eficazmente dichos recursos y elemento, cumpliendo a su vez los objetivos marcados. Ésta es la razón elemental de la existencia de la gestión por procesos.

Veamos la comparación de gestionar un proceso y no hacerlo poniendo como ejemplo ir a hacer la compra. En el proceso gestionado, primero pensamos ‘Qué’ debemos o queremos comprar, en base al ‘para Qué’, definiendo más tarde ‘Donde’ vamos a ir y ‘Cómo’ lo vamos a hacer para ser eficientes. Por el contrario, en el no gestionado somos menos eficientes, no conseguimos los objetivos propuestos e, incluso, no estamos satisfechos.

Fusionar actividades con las de otros procesos es una manera de obtener mejoras. En el caso de la compra, podemos parar en el supermercado antes o después de recoger a los niños del colegio. Así, la actividad de transporte como tal no supone coste de recursos para el proceso de compra.

Fórmula de éxito
En el mundo de las empresas, los procesos son más complejos, obviamente, y debemos de entender muy bien cuáles y cómo son los procesos de negocio, además de gestionarlos de manera sistemática mediante metodologías orientadas a los procesos. A través de ellas se logra tener bien identificados, medidos y analizados los procesos y sus recursos. De este modo, podremos adaptarlos de manera eficaz a cada situación e ir mejorándolos de forma progresiva. En resumen, gestionar los procesos de negocio.

Por tanto, podemos decir que la gestión por procesos es una metodología cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Este modelo se refiere al cambio operacional de la empresa, al migrar de una operación funcional a una operación por procesos, con los grandes beneficios que esto conlleva.

Club-BPM Business Process Management

 

 

 

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