El arte de mantener reuniones productivas
Identificar a los asistentes adecuados, respetar los horarios fijados, definir unos objetivos previos y redactar un acta son algunas pautas básicas que nos ayudarán a que los encuentros profesionales sean verdaderamente útiles y efectivos.

	"Las reuniones no pueden concluir sin un acta, que permitirá hacer seguimiento de los acuerdos alcanzados"

Las reuniones de trabajo están a la orden del día en las organizaciones actuales, especialmente en aquellas con mayor número de empleados. Sin embargo, estos encuentros pueden suponer en ocasiones un problema para las personas convocadas. ¿Quién no ha pensado alguna vez ‘qué hago yo aquí’ o ‘podría dedicar el tiempo a otras labores más productivas’? Estas cuestiones surgen porque se incumplen o se descuidan las normas básicas de las reuniones eficaces.

Reunirse con compañeros o clientes suele ser una parte más del trabajo. El objetivo es favorecer la toma de decisiones o la resolución de problemas grupalmente, por lo que hay que tener en consideración a todos los asistentes. Un encuentro profesional puede ser tremendamente útil con el planteamiento adecuado. Y para ello basta con aplicar unos principios elementales y cierto sentido común antes, durante y después de llevarse a cabo.

¿Para qué nos reunimos?
Esta pregunta es el punto de partida. Debemos tener claros los objetivos de una reunión si queremos que sea productiva. De lo contrario, no será más que una pérdida de tiempo para los asistentes. Y eso, en los tiempos que corren, es un lujo que las empresas no pueden permitirse.

El organizador del encuentro será el encargado de definir los objetivos y comunicarlos a los asistentes por escrito para que quede constancia, adjuntando la documentación que sea necesaria. Lo más recomendable es hacer una convocatoria utilizando las herramientas de los programas de correo electrónico para que la cita quede registrada en las agendas de los convocados. La invitación debe hacerse, siempre que sea posible, con una semana de antelación para confirmar la asistencia y para dotar al espacio físico de reunión de todos los medios necesarios para su desarrollo.

¿Quién debe asistir?
El número de participantes, al igual que su papel a la hora de alcanzar los objetivos fijados, es determinante en una reunión. Con frecuencia se convoca a más gente de la que se considera necesaria, ya sea por razones de cargo (es jefe y tiene que estar) o bien para evitar que alguien se pueda sentir ofendido (si viene X también tiene que venir Y). Esto sólo afecta negativamente a la marcha del encuentro.

En un grupo reducido de cuatro o cinco integrantes todos participan e interactúan con facilidad. Cada aportación genera matizaciones, preguntas y discusiones, lo que ayuda a lograr el consenso deseado. A medida que aumenta el número de asistentes se incrementa también la cantidad de conocimientos y de experiencias disponibles, pero disminuye en la misma medida la participación de cada uno por la necesidad de escuchar a los demás. El resultado es la fragmentación del grupo y la aparición de conversaciones paralelas.

Compromisos adquiridos
Las reuniones deben tener una hora de inicio y fin, siempre dentro del horario laboral, que debe respetarse escrupulosamente. Es un error habitual que un encuentro no dé comienzo hasta que llega el último de los convocados. Esto supone no sólo la pérdida de unos minutos muy valiosos para todos aquellos que han sido puntuales y considerados con el resto, sino también la disminución del tiempo efectivo de reunión o, lo que es peor, alargarla más allá de la hora fijada.

En el transcurso del encuentro debemos mantener una actitud adecuada y estar centrados en alcanzar las metas establecidas. Lograrlo exige trabajar en equipo y canalizar las opiniones y comentarios hacia los objetivos, además de evitar interferencias, como contestar correos electrónicos o llamadas telefónicas. 

Una reunión no puede concluir sin recoger en un acta los compromisos adquiridos, documento que se enviará a todos los asistentes para que puedan hacer un seguimiento adecuado de los mismos. El acta es, por tanto, un buen termómetro para medir el éxito o el fracaso de la reunión y lograr que los acuerdos alcanzados no queden en el olvido.

¿De verdad necesito reunirme?
Las reuniones físicas están cediendo terreno a encuentros no presenciales gracias a la generalización de nuevos canales de comunicación. Es el caso de las videoconferencias o las herramientas de trabajo colaborativo, que facilitan el contacto de las personas sin necesidad de desplazamientos y con una mínima inversión económica y de tiempo, muy útil cuando los asistentes a una reunión están en distintos lugares.

 

Una reunión será eficaz si... Antes: - Se establecen objetivos claros - Se convoca por escrito, con tiempo de antelación suficiente, adjuntando el orden del día (temas y tiempos) - Se revisa la documentación adjunta a la convocatoria Durante: - Se respeta el horario de inicio y fin y se evitan interferencias e interrupciones (teléfono, correo electrónico) - Se conducen las opiniones y comentarios hacia los objetivos fijados y dentro de los tiempos establecidos - Se trabaja como un equipo y no individualmente Después: - Se redacta un acta con los compromisos adquiridos - Se lleva a cabo un seguimiento de dichos compromisos Importante: - Las reuniones deben hacerse siempre dentro del horario de trabajo - Se pueden lograr los mismos objetivos con medios no presenciales, como videoconferencias, e-mail, herramientas de trabajo colaborativo...

 

Elena de la Mata Directora de Audentia Formación

 

 

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