SIO, al servicio de los clientes
Las novedades y mejoras introducidas por el Grupo CLH en el Sistema Integrado de Operadores amplia las posibilidades de gestión y comunicación de los clientes con la compañía, además de facilitar y dinamizar las relaciones comerciales.

El Grupo CLH gestiona diariamente varios miles de pedidos de sus clientes, quienes los introducen y los retiran del sistema logístico de la compañía con un elevado nivel de autonomía. La tecnología y la automatización de las infraestructuras ha hecho posible que la relación entre ambas partes se canalice a través de una eficaz aplicación informática, que mantienen en constante evolución la dirección general Comercial y la dirección de Sistemas de Información.

Se trata del Sistema Integrado de Operadores, SIO, una avanzada herramienta de comunicación que permite simplificar y agilizar la gestión de operaciones y consulta de información a los clientes del Grupo. A través de ella, los usuarios pueden realizar una gestión integral de su actividad en CLH, desde la planificación de las entregas a la compañía hasta la retirada de producto de las instalaciones, pasando por la consulta de cuentas de producto, contratos, mantenimiento y alta de clientes, información de incidencias y un largo etcétera.

El sistema incorpora funciones que son una réplica de las que utiliza la compañía para desarrollar su actividad diaria, lo que se traduce en una implicación directa de muchas de sus direcciones. Asimismo, como CLH es a la vez gestora y usuaria del sistema, puede detectar nuevas necesidades e introducir de forma sistemática novedades y mejoras que aporten valor añadido a los clientes.

Uso personalizado y seguro
Cada usuario del SIO posee un código personal que le permite entrar a la aplicación a través de la página web del Grupo. El subdirector de Servicios Logísticos, Sergio Balsera, explica que “los usuarios pueden acceder con total libertad a aquellas utilidades que les permita su relación contractual con CLH, garantizándose siempre la confidencialidad de todas las operaciones que realicen”.

El SIO se compone de más de 300 pantallas diferentes en las que los clientes pueden interactuar. Asimismo, el sistema permite enviar a CLH la información a través de archivos creados en los propios sistemas de los clientes, una característica que evita tener que introducir la información por duplicado, es decir, en los sistemas del cliente y en los de CLH, un claro valor añadido para las partes implicadas y especialmente para los operadores con mayor volumen de peticiones. CLH recibe al día más de 2.000 archivos de información generados por los clientes, llegando a superar los 500.000 al año.

	La flexibilidad del sistema permite su adaptación para nuevas necesidades de los usuarios

Alimentación del sistema
El SIO se nutre de un importante volumen de información que aportan tanto los clientes directamente como CLH y ello posibilita que todas las operaciones que se realicen se hagan de acuerdo con las condiciones contractuales y los requisitos legales establecidos.

La entrada de producto al sistema logístico de la compañía es un ejemplo de ello. Una vez que los clientes entregan producto a CLH realizan una planificación mensual de los operadores a los que va a acreditar (nominación), es decir, que podrán disponer del producto. A su vez, los operadores a través del SIO indican en qué instalaciones de la compañía quieren posicionarlo (consignación). De esta forma, el sistema asigna automáticamente cada litro que entra en CLH a un determinado operador y lo consigna, según las instrucciones recibidas, a una planta de almacenamiento.

Otro ejemplo de la necesidad de alimentar el sistema son las peticiones de retirada de producto por parte de un cliente, ya que previamente se ha tenido que introducir en el SIO toda la información relacionada con el destinatario del producto (que cumplen con los requisitos fiscales, que los transportistas y los camiones cisterna que van a cargar el producto cuentan con los permisos y son aptos para el transporte, etc.).

Con todo ello, al hacer las peticiones el sistema verifica todos estos datos y, si todo es correcto, aprueba la orden. En caso contrario, la misma aplicación comunica al cliente los errores detectados para facilitar su posterior corrección.

	El envío de avisos de incidencias a teléfonos móviles es una de las últimas novedades del SIO.

Precisamente, la capacidad de comunicación del SIO es otra de sus virtudes. A través del ‘tablón de comunicados', el sistema ofrece a los clientes información puntual sobre posibles incidencias o cualquier asunto de interés que pueda afectar a las retiradas de producto de las instalaciones. Desde hace un año y como resultado de las sugerencias de los clientes, este servicio está disponible también a través de mensaje de texto a móviles.

Seguimiento de la actividad
En líneas generales, el funcionamiento del SIO puede asemejarse a la oficina virtual de cualquier entidad bancaria: el usuario, tras facilitar información personal, puede operar con sus cuentas, realizar transferencias o consultar su saldo sólo con conectarse a Internet.

Los clientes pueden realizar un seguimiento, prácticamente en tiempo real, de lo que está sucediendo con su producto en todo momento. Es lo que se conoce como trazabilidad, es decir, el camino que sigue el producto desde su entrada en el sistema logístico de CLH hasta que sale hacia el cliente final.

La compañía tiene así un conocimiento exacto de quién introduce el producto en el sistema logístico, el operador al que se le acredita dicho producto, quién lo retira y dónde se distribuye finalmente. Esta cuestión es de especial relevancia para hacer una correcta liquidación de los impuestos especiales derivados de los hidrocarburos, además de servir como fuente de información para conocer las tendencias del mercado.

CLH ha realizado un gran esfuerzo para que esta información sea accesible para los clientes por medio de herramientas de ofimática estándar y facilitar así su gestión. En este sentido y con el objetivo de poder ofrecer el mayor volumen de información, el sistema permite extraer ficheros y visualizar archivos en formato PDF, como balances mensuales y extractos de cuentas.

Para una compañía como CLH, que realiza cerca de tres millones anuales de cargas en las instalaciones, contar con una aplicación de comunicación tan efectiva como el SIO es fundamental para su actividad diaria. Para los clientes, gestionar su relación comercial con el Grupo de forma autónoma y con la libertad que ofrece esta herramienta es una clara ventaja competitiva que beneficia la eficiencia y la operatividad. Asimismo, el carácter vivo y flexible del SIO permite adaptar el sistema a las necesidades de sus usuarios.

 

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